Whistleblowing

Informativa Whistleblowing

Informativa ai sensi della normativa sulla protezione dei dati personali – Whistleblowing

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di

seguito GDPR) e del d.lgs. 24/2023 F2A S.p.A., con sede legale in Milano, via della Moscova n. 3, (d’ora innanzi anche la “Società” o il “Titolare”), con la presente fornisce l’informativa relativa al trattamento dei “Dati Personali” effettuato in relazione alla gestione delle segnalazioni disciplinate dalla Procedura Whistleblowing di F2A.

• Categorie di dati personali

1. Dati Personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del segnalante (nel caso di segnalazioni non anonime) nonché di eventuali persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e dei facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome e cognome), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail);
2. categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione;
3. dati giudiziari (quali condanne penali e reati).

2) Finalità del trattamento e relativa base giuridica

I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

1. gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023 e del d. Lgs. 231/01;
2. adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
3. difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica del trattamento è costituita:

1. per la finalità di cui alle lettere a) ed b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
2. per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

3) Conservazione dei dati personali

F2A conserva i dati personali nel rispetto dei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo

necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della segnalazione all’Organismo di Vigilanza 231.

4) Modalità e logica del trattamento

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Il sistema di gestione delle segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

5) Titolare, Data Protection Officer e categorie di persone autorizzate al trattamento dei dati in F2A

Il Titolare del trattamento dei dati personali è F2A S.p.A., con sede in via della Moscova, n. 2 – 20121 Milano.

Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer, contattabile al seguente indirizzo: dpo@f2a.biz.

Il Titolare ha istituito l’Organismo di Vigilanza, nominato ai sensi dell’art. 6, punto 1, lett. b) del d.lgs. n. 231/2001, dotato di autonomi poteri d’iniziativa e controllo, nonché la funzione Compliance che è anche l’owner del processo di gestione delle segnalazioni disciplinato dalla Procedura Whistleblowing.

6) Destinatari dei dati personali

I dati personali potranno essere resi accessibile esclusivamente ai soggetti che abbiano un ruolo previsto nella gestione del procedimento di Whistleblowing (soggetti interni specificamente individuati, OdV e soggetti da questi specificamente individuati, consulenti esterni eventualmente coinvolti nella gestione della segnalazione). Tali soggetti sono vincolati da un dovere di riservatezza e da specifiche istruzioni.

Potranno avere accesso ai dati personali, per finalità strettamente tecniche ed attinenti alla piattaforma, i fornitori del servizio per la gestione della segnalazione, che agiranno in qualità di responsabili del trattamento sulla base di specifiche istruzioni fornite dal titolare.

Potranno avere accesso ai dati ed informazioni raccolte anche l’Autorità giudiziaria, l’Autorità pubblica, l’ANAC e, in generale, tutti i soggetti a cui la comunicazione debba essere effettuata in forza di una legge.

I dati personali non saranno comunicati a soggetti diversi da quelli sopra individuati, né saranno diffusi.

7) Diritti degli interessati

L’interessato, nelle persone del segnalante o del facilitatore, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento), inviando una e-mail all’indirizzo: dpo@f2a.biz.

Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali.