Outsourcing: cos’è e come lo fa F2A

Le trasformazioni tecnologiche avvenute negli ultimi decenni hanno portato prima le aziende del settore industriale poi, a catena, anche quelle impegnate in altri ambiti, ad una vera e propria corsa alla innovazione; la crescente necessità di ridurre i tempi (e i costi) di produzione e l’ottimizzazione della qualità e delle performance del prodotto stesso, hanno portato le società a voler concentrare le proprie energie su attività di base (denominate specificamente core competences) ricercando invece esternamente quelle che richiedono competenze specifiche di altri settori.

 

L’outsourcing è un concetto proprio della organizzazione ed economia aziendale che comprende l’insieme delle pratiche e delle strategie che un’impresa attua nel momento in cui delega delle attività “non core” ad altre realtà esterne ad essa. Noto in italiano come esternalizzazione, il processo presuppone la presenza di due categorie di soggetti: l’ente che esternalizza (detto outsourcer) e quello che riceve l’incarico di svolgere una determinata mansione (outsourcee).

 

Outsourcing: cos’è l’esternalizzazione dei processi aziendali

L’outsourcing è uno dei fenomeni prettamente strategici che ha conosciuto maggiore espansione negli ultimi anni, non solo in Italia ma anche all’estero. Il meccanismo che si trova alla base dell’esternalizzazione prevede che un’azienda si rivolga ad enti esterni a sé per demandare a loro la gestione di attività che non coinvolgono in maniera diretta il core business.

 

Per comprendere a fondo il processo di outsourcing è fondamentale distinguere le attività aziendali in base al livello di strategicità per l’impresa, comprendendo di conseguenza quali possano essere esternalizzate e quali no. È possibile distinguere:

 

  • Core activity: rappresentano tutte quelle attività dall’altissimo valore strategico e che prevedono le competenze e le attività che permettono all’impresa di distinguersi dalle altre maturando – e poi mantenendo – un vantaggio competitivo;
  • Core related: identificano le attività strettamente correlate con quelle strategiche e, per questo, difficilmente scorporabili;
  • Core distinct: rappresentano tutte quelle attività esclusivamente di supporto ai processi core senza tuttavia avere rapporti con essa e, di conseguenza, facilmente scorporabili.

 

Nell’ottica manageriale le attività che sono soggette ad esternalizzazione sono sono quelle di supporto, dal momento che coinvolgere quelle core e related potrebbe comportare notevoli squilibri a livello aziendale conseguenti alla dispersione delle competenze specifiche settoriali.

 

L’outsourcing è una prassi attuata da tutte quelle realtà che decidono di affidarsi a questo genere di servizio basandosi sull’analisi preliminare di quattro aspetti: il livello di rischio, l’impegno delle risorse in relazione alle competenze di queste, la potenzialità dell’impatto sulla creazione di plusvalore per l’azienda e la potenziale criticità strategica dell’attività che si desidera esternalizzare.

 

I vantaggi dell’outsourcing sono numerosi, ma possono essere sintetizzati nei seguenti aspetti:

  • Ridurre i costi fissi: una delle principali motivazioni che inducono le aziende ad esternalizzare un processo è la possibilità di contenere i costi aziendali in ambiti di attività ritenuti non strategici. Infatti l’esternalizzazione consente spesso di realizzare una determinata attività ad un costo inferiore di quello che si avrebbe gestendo l’attività stessa all’interno, potendo contare su un livello qualitativo del risultato superiore rispetto a quello garantito dalla gestione interna, facendo leva sulle competenze specialistiche dell’outsourcer. I vantaggi in termini di costi, per altro, si protraggono nel tempo grazie all’aggiornamento e alla formazione sempre qualificata dei professionisti ai quali si esternalizza l’attività.
  • Concentrare le risorse aziendali in settori strategici: uno dei vantaggi strategici risiede nella possibilità di far convergere in maniera proficua il personale assunto dall’azienda in quelle attività che sono considerate fondamentali per il successo competitivo dell’azienda.
  • Specificità e qualificazione: rivolgendosi a servizi di outsourcing è possibile usufruire di specialisti in quel determinato settore che non solo possiedono una formazione settoriale, ma sono anche costantemente aggiornati sui trend e le innovazioni del settore.

 

Oltre alla qualificazione del personale, l’azienda che decide di esternalizzare un’attività ha la possibilità di usufruire di un aggiornamento tecnologico costante e di soluzioni sempre all’avanguardia.

Un aspetto interessante della esternalizzazione è che l’outsourcing prevede la creazione di un vero e proprio rapporto collaborativo tra l’azienda outsourcee e l’outsourcer: infatti la stipulazione del contratto tra le due parti prevede non solo un rapporto di fiducia basato sul riconoscimento delle reciproche competenze, ma anche il coinvolgimento del fornitore nei progetti di sviluppo a medio e lungo termine dell’azienda.

 

Servizi di outsourcing

Come hanno mostrato recenti studi di settore, la tipologia di attività affidata a fornitori esterni è in grande cambiamento, aumentando il ventaglio di settori in cui c’è maggiore richiesta. In particolare i principali servizio di outsourcing sono:

  • Finanza e Amministrazione (FAO): le principali attività affidate in outsourcing in questo ambito riguardano le aree contabili, amministrative e di bilancio civilistico e consolidato. A queste è sovente correlata la gestione della reportistica direzionale e della compliance fiscale e societaria. Frequentemente richiesto è anche il supporto operativo in processi amministrativi c.d. di back-office, contraddistinti da volumi transazionali elevati a minor valore aggiunto. Altre aree di attività affidate a terzi in ambito Finanza e Amministrazione sono la consulenza contabile specialistica e la gestione dei crediti dell’azienda, inclusa la fase di recupero.
  • HRO (Human Resource Outsourcing): anche se la gestione delle risorse umane è un ambito che storicamente ha interessato l’attività di outsourcing, negli ultimi anni ha subito un notevole incremento, grazie allo sviluppo di soluzioni di servizio sempre più customizzabili e dal livello qualitativo elevato. Analogamente a quanto accade per le altre aree, tra le motivazioni che possono spingere le aziende a dare la gestione in esterno spicca la volontà di cercare un partner che sia flessibile e disposto a crescere insieme.
  • Logistica: si tratta di uno degli aspetti più importanti nello sviluppo e nella creazione di valore di un’azienda. Affidare a realtà terze queste attività consente, dal punto di vista della società, non solo di ammortizzare i costi sui materiali utilizzati ma anche di concentrarsi sugli aspetti produttivi. Gestire la catena di rifornimento e di trasporto in maniera indipendente è diventato un plusvalore al quale le aziende stanno rinunciando con sempre meno facilità.
  • Gestione dei documenti: si tratta di un argomento che è stato richiamato all’attenzione pubblica in maniera evidente in seguito al manifestarsi della necessità, sempre più evidente, della digitalizzazione cartacea. La gestione dei documenti cartacei e non solo è una necessità che tutte le aziende, dalle start up alle multinazionali, percepiscono in maniera sempre più incombente, soprattutto per quanto riguarda la gestione dello spazio fisico e online. Per ovviare a questo problema sono state studiate numerose soluzioni di outsourcing che mirano alla realizzazione di software e hardware atti a facilitarne la gestione anche del BackOffice.

 

Accanto a questi settori storici, in cui l’outsourcing ha da sempre riscosso notevole successo, stanno emergendo numerose richieste negli ambiti della IT technology. In particolare, l’affidamento dell’information technology a terze parti, con riferimento particolare alla gestione di sistemi informativi e comunicazionali, comporta degli indiscussi vantaggi competitivi per le aziende, che possono usufruire di soluzioni tecnologicamente all’avanguardia e spesso web based, aumentando il livello di efficienza, produttività e qualità.

 

Outsourcing: ecco degli esempi

Una volta appurate il genere di attività che sono date in gestione esterna dalle aziende con maggiore facilità è opportuno passare a qualche esempio pratico che permetta di comprendere le potenzialità e i vantaggi concreti dell’outsourcing.

Un primo esempio pratico può essere costituito da tutte quelle realtà che decidono di dare in esterno la gestione della mensa aziendale (o di quella universitaria come accade in tutti i grandi poli delle principali città italiane): in questo modo le aziende conferiscono ad enti terzi non solo l’organizzazione degli spazi adibiti alla mensa, ma anche la fornitura stessa dei pasti (inclusi gli eventuali aspetti legati alla logistica).

Passando ad esemplificazioni più complesse, è opportuno portare l’esempio di alcune aziende più strutturate che decidono di dare in outsourcing la gestione della contabilità e dell’amministrazione in toto: in questo caso il confine tra la fornitura di servizi e la nascita di una vera e propria partnership è davvero labile. Infatti, per questo genere di attività il team di esperti usualmente si occupa non solo della gestione amministrativa nei suoi risvolti contabili, ma anche nella elaborazione dei dati per la predisposizione dei bilanci e degli adempimenti fiscali.

 

Software gestionali: con F2A l’outsourcing diventa smart

F2A è un’azienda nata dall’unione, nel 2006, di due importanti società (FIS e Antex) attive nel panorama italiano dell’outsourcing sin dai primi anni ’60 del secolo scorso e sin dalla sua nascita ha indirizzato tutte le proprie energie nello sviluppo di una realtà che offrisse un modello di outsourcing integrato. Infatti, a differenza di altri competitor, F2A mette a disposizione un servizio completo che spazia dalla gestione amministrativa a quella del personale: in questo modo l’azienda che decide di esternalizzare queste attività avrà come vantaggio, oltre alla professionalità e alla qualità dei servizi offerti, la possibilità di avere un interlocutore unico. La partnership che viene instaurata è quindi basata non solo sulla stima e il riconoscimento delle reciproche competenze e potenzialità, ma anche sul desiderio di crescere insieme raggiungendo sempre nuovi (e più ambiziosi) traguardi.

 

I progetti che vengono realizzati da F2A hanno respiro internazionale e possono contare su team di professionisti altamente specializzati nel settore, costantemente aggiornati sulle ultime normative vigenti e sui trend del mercato: grazie ai continui investimenti nella ricerca e sviluppo di collaborazioni commerciali, strategiche e soprattutto tecnologiche, F2A è in grado di studiare la soluzione “su misura” che si adatta meglio alle necessità del cliente.

 

Chi decide di affidarsi a F2A potrà infatti scegliere tra uno dei cinque modelli di esternalizzazione dei processi. Una prima soluzione è costituita dal servizio di assistenza (sia telematico che di persona) in cui alcuni membri del team, trasferendosi nell’azienda ospitante per sostituire risorse mancanti, daranno il proprio contributo in termini di condivisione del know-how e proattività nello sviluppo dei progetti.

 

In alternativa è possibile usufruire di servizi di consulenza (da quella del lavoro a quella amministrativa) o di servizi di outsourcing, che possono riguardare specifiche attività e arrivare fino al vero e proprio BPO (Business Process Outsourcing), che prevede il trasferimento e la conseguente organizzazione di un intero processo aziendale all’esterno della società stessa, incluso il reclutamento e trasferimento del personale.

 

Oltre a queste prime quattro tipologie, F2A offre un servizio Saas (Software as a Service) attraverso il quale mette a disposizione dei clienti le proprie soluzioni informatiche. In questo modo il cliente ha accesso via web agli strumenti informativi sviluppati dalla società, controllando – attraverso un unico portale – numerosi aspetti della propria realtà: da quelli legati all’amministrazione del personale (elaborazione delle buste paga e cedolini, gestione delle presenze e rimborsi spesa) a quelli correlati alla gestione delle risorse (quali recruiting, formazione, sviluppo delle competenze), passando per le tematiche correlate alla pianificazione e al controllo quali l’elaborazione del budget del costo del personale, la reportistica (sui costi ma anche su assenteismo, andamento ferie e permessi, straordinari, forza lavoro, ecc…) e tanto altro ancora.